Usprawnienie obiegu dokumentów w firmie

Jednym z najważniejszych problemów przy prowadzeniu dużego lub średniego przedsiębiorstwa jest obieg dokumentów i informacji. Zwykły, papierowy sposób jest wolny i zawodny, ze względu choćby na sytuację gdy jakiś ważny dokument przykładowo może się zawieruszyć workflow.
E-biznes, internet


Więcej treści

Rozproszone przetwarzanie danych

Praca przy komputerze
Od jakiegoś czasu toczą się prace mające na celu stworzenie pierwszego na świecie komputera kwantowego. Ma być on tańszy od dotychczas używanych superkomputerów, a przez jego niezwykłe możliwości obliczeniowe będzie on niezastąpiony w kryptografii i przetwarzaniu danych.


Workflow (ang. Work flow czuli przepływ pracy) to, według koalicji WFMC (ang. WorkFlow Menagement Coalition): "automatyzacja procesów biznesowych, w całości lub w części, podczas której dokumenty, informacje lub zadania są przekazywane od jednego uczestnika do następnego, według odpowiednich procedur zarządczych".

Mówiąc ogólnie nazwa ta jest używana w odniesieniu do oprogramowania, szczególnie tego, które służy wspomaganiu pracy grupowej. Oprogramowanie takie pozwala na ustalenie jakie role w procesie przetwarzania dokumentów pełnią osoby biorące udział w wykonywaniu danej czynności oraz jakie są stany pośrednie dokumentów. Dla przykładu można omówić realizację obiegu szkolenia w firmie. Osoby zlecające wykonanie zadania związanego ze zorganizowaniem szkolenia aktywują dane wejściowe (miejsce i tematykę szkolenia oraz nazwiska pracowników, których ono obejmuje), powstaje dokument (www.efematic.pl/) zgłoszenia szkolenia. Dane są następnie odbierane przez osobę realizującą zlecenie (zaproponowany zostaje np. termin wyjazdu, rodzaj środka transportu, firma szkoleniowa i tym podobne), zgłoszenie zmienia się w dokument szkolenia. Informacje te trafiają znowu do decydentów, którzy zatwierdzają informacje o wykonaniu zadania (na przykład pozwalają na nocleg w Hotelu Gołębiewski w Karpaczu), dokument delegacji zostaje zatwierdzony do wykonania. Pracownicy realizują zlecenie, potwierdzają odbycie szkolenia, dokument (zobacz: oceń) szkolenia staje się zrealizowany, a następnie następuje akceptacja zwrotów kosztów wyjazdu. Widoczne jest, że wszystkie etapy przetwarzania takiej informacji charakteryzują się określonym zbiorem osób wykonujących sprecyzowane zadania na dokumentach oraz sprecyzowanym zestawem możliwych stanów dokumentu. Są to swoiste cechy procesu workflow. Systemy obiegu dokumentów dające możliwość wykonywania takich działań to między innymi: eSoda (program darmowy), BOS, eDokumenty (licencja to koszt 850 PLN za każde stanowisko) lub M-Files. Umożliwiają one między innymi zarządzanie dokumentami, obieg faktur, wszelkiego rodzaju zleceń oraz informacji handlowych, obsługują faks oraz skaner, klasyfikują dokumenty jak również umożliwiają ich szybkie odnalezienie.


To, na jaki program do obiegu dokumentów się zdecydować, zależy od zapotrzebowania danejfirmy. Do rozpatrzenia jest również kwestia tego, czy za oprogramowanie płacić, czy zdecydować się na bezpłatne rozwiązanie. Interesujących się tą kwestią zachęcam do odwiedzenia forów internetowych i stron producentów oprogramowania, gdzie znajdziemy szersze specyfikacje oprogramowania.
Dodane przez: G.S.
22/08/04, 09:01:09