Obieg dokumentów w firmie spółce to kwestia priorytetowa. Od narzucenia systemu i kontroli warto by zabierać się za ustalanie norm obowiązujących w administracji całego przedsiębiorstwa. Ponadto, w celu uporządkowania, nie tylko dokumentów papierowych, ale elektroniczny obieg dokumentów, najlepiej wykupić firmie
program do zarządzania dokumentami, np. Workflow.
Należałoby zacząć od tego, że powinniśmy przedyskutować jasny i przejrzysty dla pracowników
model zarządzania treścią. Do wyboru jest kilka standardowych rozwiązań, sprawdzonych od lat w innych firmach. Możemy także, w przypadku chociażby nienormatywnego podziału prac, skorzystać z niestandardowych rozwiązań. Pamiętajmy o tym, aby
zasady obiegu dokumentów i elektroniczny obieg dokumentów były dla wszystkich łatwe do zastosowania, tak, aby wszystko odbywało się sprawnie i jak najefektywniej.
Najlepiej zacząć od wyboru systemu kancelaryjnego, czyli systemu dziennikowego, bezdziennikowego lub mieszanego. Każdy z nich zapewnia inne korzyści w codziennym obiegu dokumentów. Pierwszy z nich odpowiedni jest dla podmiotów gospodarczych, gdyż katalogowane są kolejne pisma. Odbywa się to w specjalnym dzienniku, lub kilku. Faktury mogą być podzielone chociażby na dokumentacje zewnętrzną i wewnętrzną, co zapewnia bezproblemowy i płynny obieg dokumentów. Kolejny z systemów wybierany jest zawsze w urzędach i stowarzyszeniach. System elektronicznego obiegu dokumentów (można korzystać z np. android sharepoint, wykorzystuje segregację i opisy ze względu na rodzaj sprawy, przy wielu różnych podaniach.
Czy uzyskane tu wiadomości uważasz za atrakcyjne? Jeżeli tak, to
więcej zobaczysz w ofercie, która też bez wątpienia będzie zachęcająca.
Ważna jest ich ścisła segregacja - tak, aby łatwo można było do nich dotrzeć w krótkim czasie. Ostatnim z
programów zarządzania dokumentami jest system mieszany, który pozwala na najróżniejsze możliwości, oczywiście w granicach dopuszczalnych prawnie.
